Im ersten Teil dieser Artikelserie wurden moderne Abrechnungszentren unter dem Aspekt betrachtet, wie sie einen Zahnarzt im Rahmen seiner täglichen Arbeit unterstützen können. Dazu hat der Autor auch gängige Meinungen aus Sicht des Zahnarztes genauer beleuchtet, die gern als Argumente gegen die Zusammenarbeit mit Abrechnungszentren angeführt werden. Im vorliegenden zweiten Teil geht es um den Blickwinkel der Praxismanagerin und der zahnmedizinischen Fachangestellten (ZMF) bzw. zahnmedizinischen Verwaltungsangestellten (ZMV) und die Frage, inwieweit sie durch die Leistungen und Services moderner Abrechnungszentren im Praxisalltag entlastet werden können.
Der Erfolg der Praxis – im medizinischen als auch wirtschaftlichen Kontext – sollte im Mittelpunkt allen Tuns stehen. Das setzt jedoch voraus, dass alle Praxisressourcen zielgerichtet eingesetzt werden. Für den Praxisalltag bedeutet dies eine Fokussierung auf patientennahe Tätigkeiten. Dass sich das nicht immer darstellen lässt, ist nachvollziehbar. Deshalb ist es umso wichtiger, eine Praxis weitgehend von ressourcenintensiven Aufgaben frei zu machen, die nicht direkt mit der Behandlung der Patienten zu tun haben. Gerade im Kontext einer zunehmenden Bürokratisierung, vor allem in der Verwaltung, fällt diese Fokussierung vielen Praxen zusehends schwer. Moderne Abrechnungszentren können eine Praxis genau hier unterstützen.
Die Möglichkeiten sind breit gefächert und reichen von der Übernahme des Rechnungsdrucks und -versands, der Zahlungseingangskontrolle samt Übernahme des kompletten Mahnwesens bis hin zur Unterstützung im Rahmen von Kürzungen sowohl bei privaten Therapieplänen als auch bei der Erstattung durch private Kostenträger. Dadurch erfährt die gesamte Praxis eine spürbare Entlastung und gewinnt gleichzeitig wichtige Ressourcen, welche direkt den Patienten zugutekommen. Jedoch wird häufig lediglich die Bereitstellung von Liquidität mit der Leistung eines Abrechnungszentrums in Verbindung gebracht. Dies ist aber im Rahmen einer ganzheitlichen Entlastung und Unterstützung zu kurz gedacht. Aus diesem Grund orientieren sich moderne Abrechnungszentren bei der (Weiter-)Entwicklung von Leistungen und Services immer an dem Patientenprozess und somit an den „echten Hürden“ im Praxisalltag. Nachfolgend werden drei gängige Meinungen, die regelmäßig im Rahmen einer negativen Entscheidung bezüglich einer Zusammenarbeit mit Abrechnungszentren im Praxisalltag herangezogen werden, analysiert.
Schnelle Hilfe in Notsituationen dank spezialisierter Netzwerke
Häufig wird von Praxismanagerinnen und Praxismanagern auf die Frage, in welchem Bereich sie sich im Praxisalltag Unterstützung wünschen würden, mit dem Wunsch nach Unterstützung bei ungeplanten Personalthemen geantwortet. Exemplarisch sind hier Unfall, Krankheit oder auch Schwangerschaft zu nennen, die einen teils sofortigen Personalausfall mit sich bringen. Ist dann die betreffende Fachkraft auch noch für die Abrechnung zuständig, kann eine Praxis schnell in eine existenziell bedrohliche Lage kommen. Denn ohne die Abrechnung des ausstehenden Honorars ist auch eine liquide Praxis nur für eine gewisse Zeit fähig, alle Ausgaben aus Rücklagen zu bedienen. In diesem Kontext ist die Aussage, dass Abrechnungszentren keine Personalvermittler sind, richtig – aber nur zum Teil. Es gibt Abrechnungszentren, die genau aus solch einem Grund spezialisierte Netzwerke mit teils deutschlandweiter Abdeckung für ihre Kunden aufgebaut haben. So kann einer Praxis in bestimmten Notsituationen, wie zum Beispiel bei Unfall oder Krankheit, durch qualifizierte Kontakte schnell und unkompliziert weitergeholfen werden.
Zeitgewinn durch administrative Entlastung
Eine weitere Aussage, die häufig gegenüber Abrechnungszentren verwendet wird, ist, dass diese keinen Einblick in die praxisspezifischen Abläufe haben und dadurch auch bei administrativen Tätigkeiten nicht helfen könnten. Auch diese Aussage ist nur zu Teilen korrekt. Unbestritten ist, dass sowohl die Zahlungseingangskontrolle als auch das Mahnwesen essenziell sind, um die Liquidität und damit die finanzielle Basis einer Praxis zu sichern. Jedoch sind Zahlungseingangskontrolle und Mahnwesen zwei Tätigkeitsbereiche, die mit dem eigentlichen Aufgabengebiet einer Praxis,nämlich der medizinischen Versorgung der Patienten, nichts zu tun haben. Dennoch nehmen sie sehr viel Zeit im Praxisalltag in Anspruch. Richtig ist, dass ein modernes Abrechnungszentrum die praxisspezifischen Abläufe nicht kennt. Das muss es aber auch nicht, um die Praxis in diesen beiden Bereichen essenziell entlasten zu können. Durch die Übernahme der kompletten Zahlungseingangskontrolle und des Mahnwesens überführt das Abrechnungszentrum die Tätigkeiten komplett in die eigene Prozessstruktur. Die Praxis erhält durch die administrative Entlastung ein spürbares Mehr an Zeit für die Patienten.