Es ist geschafft: Die eigene Praxis! Existenzgründung. Endlich kann in Eigenverantwortung und ganz nach individuellen Überzeugungen zahnmedizinisch gearbeitet werden. Jedoch nehmen Anforderung und Komplexität im Praxisalltag von Jahr zu Jahr zu – auch Existenzgründer werden nicht verschont.
Viele der alltäglichen Prozesse sind zwar notwendig, aber ebenso zeitaufwendig wie teils nervenraubend. Der Kern der zahnärztlichen Tätigkeit liegt schließlich in der Behandlung der Patienten und nicht in der Erstellung von Abrechnungen, Mahnungen oder Einsprüchen gegenüber privaten Kostenträgern bei verminderter Erstattung. Doch muss auch eine moderne und gut strukturierte Praxis mittlerweile einen relevanten Teil der Arbeitszeit für die stellenweise überbordenden Verwaltungs- und Bürokratieanforderungen aufwenden. Ein modernes Abrechnungszentrum (= Factoring-Unternehmen) kann einer Praxis in jeder Phase, egal ob Existenzgründung, Praxisübernahme oder bestehende Praxis, eine umfassende und direkt spürbare Entlastung bieten. Und das entlang des gesamten Patientenprozesses – vom ersten Besuch des Patienten in der Praxis bis zum Begleichen der Rechnung.
Die Basis einer erfolgreichen Kundenbeziehung ist ein gutes Behandlungsgespräch
In einer Praxis beginnt bereits vor dem eigentlichen Behandlungsgespräch der Verwaltungsprozess. Im Rahmen von Dokumentations- und Qualitätsmanagement-Anforderungen ist beispielsweise das Aufklären und Unterzeichnen lassen der Einverständniserklärung über die Weiterleitung der Abrechnungsunterlagen an Dritte ein wichtiger Arbeitsschritt. Hier stellt sich die griffbereite Verfügbarkeit relevanter Unterlagen als eine nicht zu unterschätzende Herausforderung im Praxisalltag dar. Denn es geht nicht nur darum, das richtige Dokument griffbereit zu haben, sondern auch in der richtigen Sprache. Moderne Abrechnungszentren bieten ihren Kunden beispielsweise intuitive Formular- und Dokumentenpools an. So hat die Praxis immer die aktuellste Version von Dokumenten, Formularen und Musterverträgen griffbereit – rechtssicher und multilingual.
Vor umfangreichen Arbeiten steht die Erstellung eines Heil- und Kostenplans
Nachdem alle Informations- und Dokumentationspflichten erfüllt und das Beratungsgespräch zum erwünschten Ergebnis gebracht wurde, steht vor der eigentlichen Behandlung noch die Erstellung eines Heil- und Kostenplans an. Dieser muss von dem Patienten bei seinem Kostenträger eingereicht und bewilligt werden. Immer häufiger wird seitens der Kostenträger die vollständige Kostenübernahme jedoch verweigert. Die vom Kostenträger verlangte Argumentation von einzelnen Gebührenziffern ist ein zeitaufwendiges Unterfangen, welches parallel zum Praxisalltag erbracht werden muss. Dadurch geht der Praxis wertvolle Beratungs- und Behandlungszeit verloren. Es gibt wenige Unternehmen, die ihren Kunden mit innovativen und intuitiven Tools die Argumentation von gebührenrechtlichen Stellungnahmen vereinfachen. Je nach Anbieter reduziert sich die Bearbeitungszeit so auf wenige Minuten, bis eine druckfertige Argumentation erstellt ist.
Durch Online-Ankaufsanfragen erhält die Praxis Sicherheit innerhalb von Sekunden
Ist der Heil- und Kostenplan durchgesetzt und der Behandlungstermin vereinbart, kann eigentlich nichts mehr schief gehen? Ganz im Gegenteil! Immer häufiger bleibt die Praxis auf Teilbeträgen erbrachter Leistungen sitzen. Zum einen findet sich die Ursache in der individuellen finanziellen Lebenslage des Patienten. Zum anderen aber lässt sich auch eine immer restriktiver werdende Erstattungsmoral der Kostenträger dafür ausmachen. Wie aber kann sich eine Praxis im Rahmen kostenintensiver Behandlungen finanziell absichern? Eine Möglichkeit findet sich in der Form von sogenannten Ankaufsanfragen. Bereits vor Behandlungsbeginn prüft das Abrechnungszentrum, ob für die spätere Rechnung der Forderungsausfallschutz übernommen werden kann. Forderungsausfallschutz bedeutet, dass das Unternehmen nach Ankauf der Rechnung für etwaige Erstattungsschwierigkeiten seitens des Patienten als auch des Kostenträgers die Haftung übernimmt. Vom Mahnwesen über den Schriftverkehr bei säumigen Zahlern bis hin zu Kosten für anwaltliche Unterstützung. Im Rahmen des echten Factorings erhält eine Praxis einen 100%igen Schutz gegen Zahlungsausfall. Mittlerweile ist es bei vielen Anbietern üblich, dass die Ankaufsanfrage binnen Sekunden online direkt beantwortet wird. So erhält die Praxis notwendige Sicherheit im Alltag.
Teil 2 folgt!