Es ist geschafft: Die eigene Praxis! Endlich kann in Eigenverantwortung und ganz nach individuellen Überzeugungen zahnmedizinisch gearbeitet werden. Jedoch Anforderung und Komplexität nehmen im Praxisalltag von Jahr zu Jahr zu – auch Existenzgründer werden nicht verschont. Viele der alltäglichen Prozesse sind zwar für den Praxiserfolg notwendig, aber ebenso zeitaufwendig wie teils nervenraubend. Der Kern der zahnärztlichen Tätigkeit liegt schließlich in der Behandlung der Patienten und nicht in der Erstellung von Abrechnungen, Mahnungen oder Einsprüchen gegenüber privaten Kostenträgern bei verminderter Erstattung. Doch muss auch eine moderne und gut strukturierte Praxis mittlerweile einen relevanten Teil der Arbeitszeit für die stellenweise überbordenden Verwaltungs- und Bürokratieanforderungen aufwenden.

Ein Abrechnungszentrum (= Factoring-Unternehmen) kann einer Praxis in jeder Phase, egal ob Existenzgründung, Praxisübernahme oder bestehende Praxis, eine umfassende und direkt spürbare Entlastung bieten. Und das entlang des gesamten Patientenprozesses – vom ersten Besuch des Patienten in der Praxis bis zum Begleichen der Rechnung. Ein Abrechnungszentrum begleitet die Praxis, ist unsichtbarer Mitarbeiter des Praxisteams, Ansprechpartner, Berater und Sparringspartner. Doch wie genau arbeitet ein solches Unternehmen? Was bedeutet „Entlastung entlang des gesamten Patientenprozesses“? Wie sieht die Unterstützung im Tagesgeschäft genau aus? Wie können die Mitarbeiter davon profitieren? Und inwiefern haben auch die Patienten von einem Abrechnungszentrum etwas?

Die Basis einer erfolgreichen Kundenbeziehung ist ein gutes Behandlungsgespräch

Umfangreiche Arbeiten erfordern einen detaillierten Heil- und Kostenplan.

In einer Praxis beginnt bereits vor dem eigentlichen Behandlungsgespräch der Verwaltungsprozess. Im Rahmen von Dokumentations- und Qualitätsmanagement-Anforderungen sind beispielsweise das Aufklären und Unterzeichnen lassen der Einverständniserklärung über die Weiterleitung der Abrechnungsunterlagen an Dritte durch den Patienten wichtige Arbeitsschritte. Hier stellt sich die griffbereite Verfügbarkeit relevanter Unterlagen als eine nicht zu unterschätzende Herausforderung im Praxisalltag dar. Denn es geht nicht nur darum das richtige Dokument griffbereit zu haben, sondern auch in der richtigen Sprache. Moderne Abrechnungszentren bieten ihren Kunden beispielsweise interaktive und in die Software integrierte Formular- und Dokumentenpools an. Hier findet die Praxis immer die aktuellste Version von Dokumenten, Formularen und Musterverträgen – rechtssicher und multilingual.

Vor umfangreichen Arbeiten steht die Erstellung eines Heil- und Kostenplans

Nachdem alle Informations- und Dokumentationspflichten erfüllt und das Beratungsgespräch zu einem sowohl medizinisch bestmöglichen als auch im Sinne des Patienten erwünschten Ergebnis gebracht wurde, steht vor der eigentlichen Behandlung noch die Erstellung eines Heil- und Kostenplans an. Dieser muss von dem Patienten bei seinem Kostenträger eingereicht und von diesem bewilligt werden. Immer häufiger wird seitens der Kostenträger die vollständige Kostenübernahme verweigert und es finden Kürzungen einzelner Leistungen statt. Die daraufhin vom Kostenträger verlangte Argumentation von einzelnen Gebührenziffern ist ein zeitaufwendiges Unterfangen, welches parallel zum Praxisalltag erbracht werden muss. Auf diese Weise geht der Praxis wertvolle Beratungs- und Behandlungszeit verloren. Es gibt wenige Unternehmen, die ihren Kunden mit intuitiven Tools die Argumentation von gebührenrechtlichen Stellungnahmen vereinfachen. Je nach Anbieter reduziert sich die Bearbeitungszeit so auf wenige Minuten, bis eine druckfertige Argumentation für den Kostenträger erstellt ist. So bekommt die Praxis die Möglichkeit, die Erstattungsansprüche der Patienten bereits vor Beginn der Behandlung durchzusetzen – und schont darüber hinaus auch noch die Ressource Zeit.

Durch Online-Ankaufsanfragen erhält die Praxis Sicherheit innerhalb von Sekunden

Ist der Heil- und Kostenplan durchgesetzt und der Behandlungstermin vereinbart kann eigentlich nichts mehr schiefgehen? Ganz im Gegenteil! Immer häufiger bleibt die Praxis auf Teilbeträgen erbrachter Leistungen sitzen. Zum einen findet sich die Ursache in den individuellen finanziellen Lebenslagen der Patienten. Zum anderen aber lässt sich auch eine immer restriktiver werdende Erstattungsmoral der Kostenträger dafür ausmachen. Wie aber kann sich eine Praxis bereits im Vorfeld kostenintensiver Behandlungen finanziell absichern? Eine Möglichkeit findet sich in der Form von sogenannten Ankaufsanfragen. Bereits vor Behandlungsbeginn prüft das Abrechnungszentrum, ob für die spätere Rechnung der Forderungsausfallschutz übernommen werden kann. Forderungsausfallschutz bedeutet, dass das Unternehmen nach Ankauf der Rechnung für etwaige Erstattungsschwierigkeiten seitens des Patienten als auch des Kostenträgers die Haftung übernimmt. Vom Mahnwesen über den Schriftverkehr bei säumigen Zahlern bis hin zu Kosten für anwaltliche Unterstützung. Im Rahmen des echten Factorings erhält eine Praxis einen 100 %-igen Schutz gegen Zahlungsausfall. Mittlerweile ist es bei vielen Anbietern üblich, dass die Ankaufsanfrage binnen Sekunden online direkt beantwortet wird. So erhält die Praxis notwendige Sicherheit im Alltag.

Eine lückenlose Berücksichtigung aller Positionen im Rahmen der Abrechnung ist nicht immer darstellbar

Im Anschluss an die Behandlung geht es um die korrekte Abrechnung der von der Praxis erbrachten Leistung. Doch so einfach wie man sich das vorstellt ist das Thema Abrechnung dann doch nicht. Werden immer alle erbrachten Leistungen mit den jeweils korrekten Steigerungsfaktoren angesetzt? Gibt es Abrechnungspositionen, die in den letzten Quartalen angesetzt wurden aber im aktuellen Quartal vergessen wurden oder durch einen Personalwechsel in der Abrechnung schlicht nicht bekannt sind? Ist das Abrechnungspersonal regelmäßig auf fachspezifischen Fortbildungen? Fällt die Abrechnungsfachkraft krankheitsbedingt kurzfristig oder durch Schwangerschaft gar längerfristig aus? Vieles kann im Kontext der Abrechnung schiefgehen, vergessen werden oder den Prozess erschweren, was eine Praxis in ernsthafte finanzielle Schwierigkeiten bringen kann. Denn ohne Abrechnung keine Liquidität. Ohne Liquidität keine Begleichung laufender Kosten. Daher ist es wichtig, als Praxis einen fähigen Partner an seiner Seite zu haben. Einige Factoring-Unternehmen unterstützen die Praxis daher in allen genannten Bereichen – von Online-Benchmark-Systemen auf Abrechnungszifferebene über Fortbildungen zu aktuellen Themen bis hin zur Unterstützung bei Personalengpässen in der Abrechnung.

Nach Erstellung der Abrechnung folgt nicht automatisch die Begleichung der Honorarforderung

Garantierte Leistungsvergütung – jeden Tag zum Wunschtermin. Die Erstattung kann seitens des Kostenträgers häufig vier bis acht Wochen dauern. Rechnet eine Praxis noch in Eigenregie mit den Patienten ab muss sie in dieser Zeit immer wieder in Vorfinanzierung gehen. Nicht selten werden bei auftretenden Erstattungsschwierigkeiten daraus sogar mehrere Monate. Bei Nutzung der Online-Abrechnung bei einem modernen Abrechnungszentrum erhalten Praxen auf Wunsch binnen 24 Stunden nach Eingang der Abrechnung das Honorar. Somit ist die Praxisliquidität garantiert. Auch fällt für die Praxis eine erweiterte Rechnungsadministration inklusive Mahnwesen, Portokosten etc. weg. In der Regel gleicht bereits die jährliche Portoersparnis einen Großteil der Factoring-Gebühren aus. Hier lohnt sich auch ein Blick auf das neutrale Kalkulationstool www.factoringmatrix.de. Und auch die Rechnungsindividualisierung durch das Praxislogo ist mittlerweile bei den meisten Abrechnungszentren eine Basisleistung.

Ein Ärgernis im Alltag: Kostenträger erstattet dem Patienten die Kosten nur teilweise

Egal ob ein Kostenträger lückenhaft erstattet oder es Fragen bei der Abrechnung eines besonderen Sachverhaltes gibt – im Praxisalltag sind solche Situationen immer mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Moderne Abrechnungszentren bieten der Praxis bei solchen Themen spezialisierte Hilfe aus dem eigenen Haus – in Form von speziellen Erstattungsservice-Teams. Durch die Abrechnungsexperten erhält die Praxis bei Erstattungsproblemen individuelle Unterstützung bei der Begründung und in Einzelfällen bereits bei Erstellung des privaten Therapieplans. Einige Anbieter erweitern das Serviceangebot auch noch um sogenannte Erstattungsportale. Hier findet die Praxis rund um die Uhr schnelle Hilfe im Zusammenhang mit Erstattungsschwierigkeiten nach der Rechnungserstellung, wird unterstützt durch umfangreiche Begründungen, direkt einsetzbare Argumentationshilfen, aktuelle Urteile und Kommentierungen, die die Erstattungswahrscheinlichkeit erhöhen. Auf diese Weise ist die Praxis bestens gewappnet, wenn ein Kostenträger wieder nur teilweise erstattet.

Und was, wenn ein Patient die Forderung zu einem späteren Zeitpunkt oder in Teilen begleicht?

Forderungsausfälle können gerade bei einer jungen Praxis, vor allem, wenn es um höhere Beträge geht, die Zahlungsfähigkeit empfindlich treffen. Kosten für das anstehende Mahnwesen, den Schriftverkehr und die gegebenenfalls anwaltliche Unterstützung übersteigen schnell die zugrunde liegende Forderung. Ein 100 %-iger Schutz gegen Zahlungsausfall bietet der Praxis hierbei Sicherheit. Abrechnungszentren übernehmen im Rahmen des Rechnungsanakaufs das Mahnwesen. So wird die wertvolle Arzt-Patienten-Beziehung nicht unnötig belastet. Auch bieten manche Unternehmen den Patienten der Praxis auf Wunsch individuelle Teilzahlungsmöglichkeiten an. Hierdurch ist auch der Patient der Praxis geschützt, wenn der verbleibende Eigenanteil einmal das zur Verfügung stehende Budget übersteigt.

Autor: Urs Kargl