Implify: Wenn das Materiallager in der Praxis mitdenkt

RFID statt Zettelwirtschaft: Implify digitalisiert Konsignationslager und Praxisbestände in der Zahnmedizin. Gründer und CEO Marc Kern erklärt, wie automatisierte Lagerverwaltung Zeit spart, Fehler reduziert und warum der Autopilot im Materiallager die Zukunft ist. Interview mit Marc Kern, Implify

Wie ist die Idee zu implify entstanden?

Marc Kern: Die Idee zu Implify ist während unseres MBA-Studiums an der Frankfurt School entstanden. Wir drei Gründer – Florian, Steffen und Marc – haben damals festgestellt, dass die Dentalbranche medizinisch extrem fortschrittlich ist, während unterstützende Prozesse wie Bestellung und Lagerhaltung in vielen Fällen noch wenig digitalisiert sind. Durch Steffens familiären Hintergrund in der Dentalbranche hatten wir früh einen sehr realistischen Einblick, wie viel Zeit und Ressourcen dadurch in Praxen und bei Herstellern gebunden werden. Unsere Masterarbeit haben wir vollständig auf Implify ausgerichtet und uns intensiv mit diesen Prozessen beschäftigt.

Nach der Uni sind wir zunächst mit einem zentralen Online-Shop für Zahnimplantate und Prothetik gestartet (shop.implify.de), der bis heute besteht und sich mittlerweile auf Nachversorgungen spezialisiert hat. Durch diesen direkten Marktzugang und den täglichen Austausch mit Praxen und Herstellern haben wir mit der Zeit verstanden, wie verbreitet Konsignationslager im Dentalmarkt sind und dass genau hier ein zentrales, bislang ungelöstes Thema liegt.

Während Praxen fehlende Transparenz und manuellen Aufwand bemängelten, kam parallel von Herstellerseite der konkrete Wunsch nach einer Lösung, um diese Konsignationslager effizienter, transparenter und automatisiert steuern zu können.

Auf Basis dieser Erfahrungen und des kontinuierlichen Feedbacks aus dem Markt haben wir Implify konsequent weiterentwickelt. Das Ergebnis ist Implify Connect – eine Lösung, die genau an diesem Punkt ansetzt und die Lagerhaltung im Dentalmarkt nachhaltig automatisiert und digitalisiert.

Wie funktioniert implify im Praxisalltag?

Marc Kern: Im Praxisalltag ist Implify Connect so konzipiert, dass die Lagerverwaltung im Hintergrund automatisiert läuft und das Praxisteam möglichst wenig bis gar nichts mehr damit zu tun hat. Je nach Größe und Aufbau der Praxis kann der Behandler entweder zwischen einem mobilen Rollcontainer, einer kompakten Box oder einer flexiblen Einrichtung im bestehenden Lager (Platin Flex Lösung) wählen. Die Installation erfolgt nach dem Plug-&-Play-Prinzip – erforderlich sind lediglich Strom und eine WLAN-Verbindung.

Die Implantate und Materialien kommen bereits vom Hersteller mit integrierten RFID-Tags in die Praxis. Für das Praxisteam entsteht dadurch kein zusätzlicher Aufwand. Entnahmen, Rückgaben und Einlagerungen werden automatisiert erkannt, in der Cloud dokumentiert und direkt an den Hersteller oder an angebundene ERP-Systeme übermittelt.

Für die Praxis bedeutet das: keine manuellen Inventuren, kein Zählen, keine Bestellungen per Fax oder Telefon. Bestände werden in Echtzeit überwacht und bei Unterschreiten definierter Mindestmengen automatisiert nachbestellt. Über das zentrale Dashboard behalten alle jederzeit den Überblick über Bestände, Chargen und Mindesthaltbarkeiten und erhalten frühzeitig Hinweise, wenn Produkte knapp werden oder ablaufen. So funktioniert die Lagerverwaltung im Praxisalltag im Autopilot und verschafft dem Team spürbar mehr Zeit und Sicherheit.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit Herstellern wie Geistlich?

Marc Kern: Am Beispiel von Geistlich wird deutlich, wie die Zusammenarbeit mit Implify Connect funktioniert. Geistlich verfolgt eine klare Digitalisierungsstrategie und den Anspruch, seinen Kunden einen besonders hohen Service- und Qualitätsstandard zu bieten – sowohl in Konsignationslagern als auch bei Praxen mit eigenem Lagerbestand. Um dieses Niveau flächendeckend sicherzustellen, ist eine enge technologische Partnerschaft notwendig. Konkret bedeutet das: Die Produkte werden bereits auf Herstellerseite von Geistlich mit RFID-Tags versehen, noch bevor sie in die Praxen ausgeliefert werden. Nur so ist es möglich, die Materialien entlang der gesamten Lieferkette eindeutig zu identifizieren und automatisiert zu verarbeiten. Ab dem Zeitpunkt, an dem die Produkte in der Praxis ankommen, laufen alle Prozesse im Hintergrund automatisiert.

Entnahmen aus dem Lagersystem – unabhängig davon, ob es sich um ein Konsignations- oder Eigenlager handelt – werden in Echtzeit erfasst, in der Implify Connect Cloud dokumentiert und perspektivisch direkt an das ERP-System von Geistlich übermittelt. Dadurch lassen sich Abrechnung, Nachbestellung und Bestandsführung automatisiert abbilden, ganz ohne manuelle Listen, Faxbestellungen oder telefonische Abstimmungen. Perspektivisch können diese Prozesse so vollständig automatisiert werden, dass klassische manuelle Bestellwege – etwa über Online-Shops – deutlich an Bedeutung verlieren. Diese enge Zusammenarbeit ist die technische Voraussetzung dafür, dass Implify Connect in den Praxen überhaupt funktionieren kann. Ohne das Tagging der Produkte auf Herstellerseite wäre dieser Automatisierungsgrad nicht möglich. Für Geistlich entsteht so ein skalierbarer Premiumservice, für die Praxen ein Lager, das im Alltag im Autopilot läuft.

Welche Vorteile haben Praxen durch implify konkret?

Marc Kern: Für Praxen liegt der größte Vorteil von Implify Connect darin, dass sich das Materiallager im Alltag von selbst organisiert. Inventuren und Nachbestellungen laufen automatisiert im Hintergrund, wodurch bis zu 90 % des bisherigen manuellen Aufwands entfallen. Je nach Praxis und Ablauf lassen sich dadurch bis zu 35 Minuten Zeitersparnis pro OP erzielen – Zeit, die dem Praxispersonal für Patienten und Behandlungen zur Verfügung steht. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Fehlbeständen und abgelaufenen Produkten deutlich, da Bestände, Chargen und Mindesthaltbarkeiten in Echtzeit überwacht und frühzeitig angezeigt werden. Die Lagerhaltung wird vollständig transparent: Die Praxis sieht jederzeit, welche Materialien vorhanden sind, was verbraucht wurde und welche Produkte nachgeliefert werden.

Nicht zuletzt sorgt diese Transparenz für mehr Ruhe und Verlässlichkeit im Team, da typische Unsicherheiten und Rückfragen wie „Wer hat was entnommen?“ oder „Warum ist etwas plötzlich leer?“ im Alltag praktisch keine Rolle mehr spielen.

Wohin entwickelt sich die digitale Lagerverwaltung in der Zahnmedizin?

Marc Kern: Wir sind überzeugt, dass wir bei der digitalen Lagerverwaltung in der Zahnmedizin gerade erst am Anfang stehen. In den kommenden Jahren werden manuelle Prozesse wie Zettelwirtschaft, Faxbestellungen oder das händische Scannen einzelner Packungen schrittweise verschwinden. Nicht zuletzt der zunehmende Personalmangel in Praxen verstärkt diesen Trend: Administrative Aufgaben müssen automatisiert werden, damit sich das Fachpersonal auf Behandlungen und Patienten konzentrieren kann.

Stattdessen setzen sich vollautomatisierte, RFID-basierte Systeme durch, die Lagerbestände in Echtzeit erfassen und Prozesse im Hintergrund steuern. Darauf aufbauend werden KI-gestützte Funktionen an Bedeutung gewinnen – etwa intelligente Verbrauchsprognosen, die automatische Optimierung von Lagerbeständen oder smarte Warnmechanismen, bevor es überhaupt zu Engpässen kommt. Parallel dazu wird sich die digitale Lagerverwaltung auf immer mehr Produktgruppen ausweiten. Neben Implantaten und Biomaterialien werden auch weitere Medizinprodukte und Verbrauchsmaterialien automatisiert verwaltet.

Unsere Vision dahinter ist klar: „Automated Warehousing for Everyone“ – zunächst in der Dentalbranche, perspektivisch im gesamten Gesundheitswesen und darüber hinaus.

Herzlichen Dank für das Gespräch.